Vergoedingen voor reizen en thuiswerken vergelijken: wet, cao en praktijk

Reizen en thuiswerken vergelijken: waar let je op?

Reis- en thuiswerkkosten vergoeden is niet automatisch verplicht. Volgens Ondernemersplein moet een werkgever reiskosten alleen vergoeden als de sector-cao, de arbeidsovereenkomst of een bedrijfsregeling dat voorschrijft. Ontbreekt zo'n afspraak, dan beslist de werkgever zelf of en hoeveel hij vergoedt.

Fiscale ruimte: onbelast vergoeden van reis- en thuiswerkkosten

De fiscale ruimte is het maximum, niet de verplichting. Voor eigen vervoer geldt maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij. Voor openbaar vervoer mag je € 0,25 per gemaakte kilometer vergoeden of de werkelijke reiskosten in totaal, bijvoorbeeld een (retour)treinkaartje. Het vervoermiddel of de afstand maakt niet uit: lopend, fietsend, met eigen auto of ov, en zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer zoals een klantbezoek. Boven € 0,25 ziet de Belastingdienst het als loon waarover loonheffingen verschuldigd zijn.

De werkgever bepaalt zelf hoeveel kilometers hij vergoedt. Een minimumaantal kilometers voor een vergoeding kun je in de arbeidsovereenkomst of cao vastleggen. Voor zzp'ers met een privéauto geldt een aparte route: wie voor de inkomstenbelasting ondernemer is, mag € 0,25 per zakelijke kilometer van de winst aftrekken en dat bedrag opvoeren bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Bij ov maakt de vorm van het abonnement niet uit: er is geen belasting verschuldigd zolang de werknemer het abonnement (gedeeltelijk) voor zakelijke reizen gebruikt, zoals woon-werkverkeer. Ondernemersplein vermeldt apart dat de reiskosten- of kilometervergoeding niet geldt voor een ov-kaart of auto van de zaak.

Voor thuiswerken bestaat sinds 1 januari 2022 een gericht vrijgestelde vergoeding voor de extra kosten die de werknemer thuis maakt. Die post staat los van de kilometervergoeding: de een ziet op reizen, de ander op kosten die thuis ontstaan.

Fiscale ruimte voor reiskostenvergoeding (Belastingdienst)

Cao-afspraken naast elkaar: Sociaal Werk en Gemeenten/SGO

De cao Sociaal Werk heeft voor reis- en verblijfkosten bij dienstreizen een eigen cao-regeling met minimumbepalingen, waaronder een vergoeding van minimaal € 2,40. Het is dus een ondergrens: de cao schrijft voor dat ten minste dat bedrag tegenover de gemaakte kosten staat.

De gemeentelijke regeling bij de Cao Gemeenten en Cao SGO (artikel 3.22 en 3.22a), uitgewerkt voor de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel en de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, is anders opgebouwd. Voor woon-werkverkeer met openbaar vervoer worden de werkelijke reiskosten op basis van tarief 2e klas volledig vergoed; declaraties worden maandelijks ingediend via het E-HRM-systeem en in de volgende maand bij het salaris uitgekeerd. Reist de werknemer met eigen vervoer, dan ontvangt hij € 0,23 per kilometer per 1 januari 2024, berekend over de werkelijke kilometers tussen woonadres en standplaats, zonder minimum- of maximumafstand en met dat bedrag als maximale onbelaste vergoeding volgens de tabel van de Belastingdienst. De reiskostenvergoeding geldt voor dagen dat de werknemer op kantoor heeft gewerkt. Daarnaast ontvangt hij een thuiswerkvergoeding voor elke dag dat hij thuis werkt.

Het verschil zit dus niet alleen in de hoogte. Sociaal Werk formuleert minimumbepalingen voor dienstreizen; de gemeentelijke regeling werkt met volledige ov-vergoeding, een vast kilometerbedrag gekoppeld aan de fiscale tabel en een expliciete thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag. Let bij het lezen van een eigen cao op of het bedrag een minimum of maximum is, of woon-werkverkeer of alleen dienstreizen wordt vergoed, en of thuiswerkdagen apart worden vergoed.

Vergelijking cao-afspraken: Sociaal Werk vs. Gemeenten/SGO

Hybride werken: reiskosten op kantoordagen, thuisvergoeding op thuisdagen

Werknemers die deels thuiswerken kunnen een reiskosten- of kilometervergoeding krijgen. Ondernemersplein noemt twee opties; een daarvan is de reiskosten berekenen over de dagen dat de werknemer daadwerkelijk reist. Zo hangt de vergoeding aan het aantal kantoordagen in plaats van aan een vast maandbedrag.

Voor de vergelijking moet je twee grootheden onderscheiden: het aantal dagen waarop de werknemer op locatie werkt (grondslag voor de reiskosten- of kilometervergoeding) en het aantal thuiswerkdagen (grondslag voor een eventuele thuiswerkvergoeding).

De fiscale kilometerruimte is daarbij het maximum voor de reiskostenpost; een thuiswerkvergoeding is een aparte, gericht vrijgestelde post voor extra kosten van thuiswerken.

Declareren in de praktijk: eigen vervoer, ov en bewijsstukken

Bij openbaar vervoer kies je tussen een kilometervergoeding of vergoeding van de werkelijke kosten, bijvoorbeeld het (retour)treinkaartje. De werknemer levert dan het treinkaartje of een overzicht van de gemaakte reizen met de ov-chipkaart in. Gebruikt hij OVpay in plaats van een ov-chipkaart of treinkaartje, dan is een bankafschrift alleen niet voldoende; vaak zijn een reisoverzicht (download) van OVpay en het bankafschrift samen nodig.

Ondernemersplein besteedt apart aandacht aan situaties die je bij het opzetten van een vergoeding moet afvinken: de vergoeding met terugwerkende kracht terugvragen (waarmee de verhoging van € 0,02 alsnog onbelast kan worden vergoed), carpoolen, ziekte, thuiswerken, meer vergoeden via de werkkostenregeling, en een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart.

Wat moet je als werkgever controleren bij reiskostenvergoeding?

Zo kies je de juiste vergoeding: van cao naar arbeidsovereenkomst

Werk in deze volgorde. Controleer eerst de cao: staat daarin een vergoedingsplicht, dan is die bepalend. Kijk daarna in de arbeidsovereenkomst en de bedrijfsregeling, want daarin kan een verplichting of een minimumaantal kilometers staan. Pas als daar niets is afgesproken, bepaal je als werkgever zelf of en hoeveel je vergoedt, binnen de fiscale ruimte.

Stappenplan keuze van reiskosten- en thuiswerkvergoeding