Flexibele werktijden afspreken: wet, cao en praktische grenzen

Wat bedoel je met flexibele werktijden?

De Wet flexibel werken kent drie losse verzoeken: aanpassing van je arbeidsduur (meer of minder uren), van je werktijden (spreiding over de week) en van je arbeidsplaats, bijvoorbeeld deels thuiswerken. Je kunt ze afzonderlijk indienen; daarmee bepaal je waar je precies om vraagt. De een wil de kinderen naar school brengen, de ander zoekt aansluiting bij een partner met wisselende horecadiensten en werkt daarom liever in de middag en avond.

Het verzoek betreft de uren binnen je eigen functie. Uren boven de wettelijke werktijden aanvragen kan niet, en flexibeler werken is geen verzoek om ander werk. Kies je voor een tijdelijke aanpassing, dan mag je na de afgesproken periode weer volgens je oorspronkelijke arbeidsduur werken.

Bij ziekte ligt dat anders: vraag je om meer uren terwijl je ziek bent, dan gaat een akkoord pas in zodra je weer kunt werken.

De Wet flexibel werken: welke ruimte geeft de wet?

Sinds 1 januari 2016 geeft de Wet flexibel werken je het recht een verzoek te doen over arbeidsduur, werktijden en arbeidsplaats. Voor een wijziging van je arbeidsduur gelden deze voorwaarden: je werkt bij een bedrijf met minimaal 10 medewerkers, bent minimaal 26 weken (een halfjaar) in dienst, dient het verzoek schriftelijk in uiterlijk 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum, en vermeldt de gewenste ingangsdatum en de gewenste arbeidsduur in uren per week. Kortere dienstverbanden mag je bij elkaar optellen om die 26 weken te halen. Het verzoek mag je maximaal één keer per jaar doen.

Vraag je om je arbeidsduur te wijzigen om voor kinderen jonger dan 8 jaar te zorgen of te mantelzorgen, dan geldt de eis van minimaal 10 medewerkers niet.

De werkgever moet overleggen en uiterlijk 1 maand voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk reageren. Zonder reactie mag je gaan werken zoals in je verzoek staat. Na goedkeuring of weigering wacht je in beginsel een jaar met een nieuw verzoek, behalve bij zorg voor kinderen onder 8 jaar of mantelzorg.

Belangrijkste wettelijke eisen uit de Wet flexibel werken

Cao en arbeidsovereenkomst gaan vaak voor

Een verplichte cao gaat boven de Wet flexibel werken. Cao's kunnen bijvoorbeeld bepalingen bevatten over het recht om meer te werken, over werktijden of over aanpassing van de arbeidsplaats. Ook de werkgever kan hierover afspraken maken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Lees dus eerst je cao en arbeidsovereenkomst voordat je je op de wet beroept: daar kan een ruimere of juist specifiekere regeling staan dan de wettelijke hoofdregel.

In de Staatscourant worden cao-bepalingen algemeen verbindend verklaard; daarin kan staan dat de werknemer niet verplicht kan worden langer te werken dan volgens zijn dienstrooster.

Je werkgever mag je werktijden niet zomaar wijzigen; wat wel en niet kan, hangt af van de afspraken over werktijden in je contract of cao. Voor de werkplek speelde het wetsvoorstel Wet werken waar je wilt, dat een verzoek om thuiswerken in beginsel verplicht zou maken. De Eerste Kamer heeft dat voorstel afgekeurd, waardoor de Wet flexibel werken in zijn huidige vorm blijft bestaan.

Praktische grenzen in de planning

Weigeren mag alleen met een beroep op zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. In de praktijk gaat het om situaties waarin niemand je werk kan overnemen, je gewenste tijden problemen met het werkrooster opleveren, er niet voldoende werk of geld is, of er geen ruimte in de personeelsformatie is. Ook het argument dat je gewenste werktijden niet aansluiten op openingstijden en roosters valt hieronder. Wil je je kansen inschatten, kijk dan wie jouw taken op de gewenste momenten kan overnemen en hoe je voorstel op het bestaande rooster past.

Voor thuiswerken geldt een aparte verplichting voor je werkgever: hij moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, ook thuis. Werk je (gedeeltelijk) vanuit het buitenland, dan kan dat soms, maar dat brengt extra regels mee voor je werkgever, zoals lokaal arbeidsrecht en administratie. Bespreek die route vroeg, zodat de administratieve en juridische consequenties duidelijk zijn.

Zo dien je een verzoek in dat kans maakt

Dien je verzoek per brief in, minstens 2 maanden voor de datum waarop je wilt beginnen. Een reden hoef je niet te geven. Vermeld in elk geval: vanaf welke datum je de wijziging wilt doorvoeren, hoeveel uren je meer of minder wilt werken, hoe je die uren over de werkweek wilt verdelen en op welke plek je wilt werken (bijvoorbeeld thuis). Noem bij een verzoek over uren ook de gewenste arbeidsduur per week; zijn de uren over een ander tijdvak afgesproken, gebruik dan dat tijdvak.

Plan een gesprek ruim voordat de reactietermijn afloopt, zodat je kunt bijsturen op rooster en overdracht. Overweeg een tijdelijke afspraak met een vaste periode: bij een tijdelijke aanpassing van je arbeidsduur mag je aan het eind van die periode weer volgens je oorspronkelijke uren werken.

Meer of minder uren werken raakt je salaris en je pensioenopbouw. Vraag je pensioenfonds wat de wijziging concreet voor je pensioen betekent, zodat je vooraf weet wat een akkoord je kost of oplevert.

Stappenplan bij het indienen van een verzoek

Als je werkgever weigert of niet reageert

Weigeren kan alleen met een goede reden: het zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. De werkgever mag ook van je wens afwijken en een andere arbeidsduur vaststellen; de redenen daarvoor moet hij schriftelijk met je delen. Vraag bij een afwijzing dus altijd om de schriftelijke onderbouwing, zodat je weet op welk belang het besluit rust.

Reageert de werkgever niet uiterlijk 1 maand voor de gewenste ingangsdatum, dan mag je gaan werken zoals in je verzoek staat. Na een goedkeuring of weigering moet je in beginsel een jaar wachten met een nieuw verzoek; bij een verzoek om je arbeidsduur te wijzigen om te zorgen voor kinderen jonger dan 8 jaar of om mantelzorg geldt die wachttijd niet. Bij onvoorziene omstandigheden mag de aanzegtermijn van twee maanden korter zijn.

Checklist voordat je akkoord gaat

Lees eerst de cao en je arbeidsovereenkomst: staat daar iets over recht op meer werken, werktijden of arbeidsplaats? Controleer daarna of je aan de voorwaarden voldoet (26 weken in dienst, 10 medewerkers tenzij de uitzondering voor zorg voor kinderen onder 8 jaar of mantelzorg geldt) en of je brief uiterlijk 2 maanden voor de ingangsdatum op de mat ligt, met daarin ingangsdatum, uren, spreiding en arbeidsplaats.

Spreek een evaluatiemoment af en leg vast wat er na een tijdelijke periode gebeurt: keer je terug naar je oorspronkelijke uren of wordt de aanpassing blijvend? Reken vooraf door wat de wijziging doet met je salaris en vraag je pensioenfonds naar de gevolgen voor je pensioenopbouw. Werk je (deels) thuis, check dan of de werkplek veilig en gezond is; werk je vanuit het buitenland, vraag dan welke extra regels en administratie dat voor je werkgever meebrengt. Leg de schriftelijke reactie van je werkgever bij je brief, met de datum erop.